Paesi diversi hanno requisiti diversi quando si tratta di documenti di spedizione. Le due principali organizzazioni mondiali che stabiliscono regole e guidano le organizzazioni imprenditoriali su questo tema sono l'Organizzazione Mondiale del Commercio (OMC) e la Camera di Commercio Internazionale (ICC).
La maggior parte dei documenti di spedizione si basa su regole e regolamenti stabiliti da questi organismi mondiali e dagli organi di governo dei rispettivi paesi, come le camere di commercio, dogana, commissioni commerciali, ecc.
Ecco i 5 principali documenti di spedizione con cui tutti gli spedizionieri dovrebbero avere familiarità e le differenze tra di essi.
1. Polizza di carico
Se c'è un solo documento di spedizione che devi sapere che è nel palmo della tua mano, è la polizza di carico.
Una polizza di carico, nota anche come polizza di carico, è un contratto di trasporto tra una compagnia di navigazione e un proprietario del carico. Questo è un documento emesso dal vettore per confermare la ricezione del carico per la spedizione sulla sua nave.
Le informazioni sull'importatore e sull'esportatore devono essere elencate chiaramente poiché la polizza di carico è la prova della proprietà delle merci trasportate a bordo. Le informazioni sulla polizza di carico dovrebbero inoltre riflettere correttamente le condizioni Incoterms in base alle quali viene condotta la transazione.
Una volta che la merce arriva a destinazione, è necessario presentare la polizza di carico al vettore per lo svincolo della merce, che fungerà poi da ricevuta di spedizione.
2. Lista di imballaggio
Come suggerisce il nome, si tratta di un documento che fornisce i dettagli dell'imballaggio della spedizione. Il documento di trasporto riporterà una descrizione della merce, il suo imballaggio individuale e collettivo, le dimensioni, il peso e le marcature. Può sembrare molto simile a una fattura, ma non sostituisce una fattura pro forma o commerciale.
I documenti di trasporto aiutano dogane, corrieri e destinatari a identificare facilmente le singole spedizioni durante l'ispezione o la ricezione.
3. Fattura commerciale
Qualsiasi transazione internazionale che comporti l'importazione/esportazione di merci deve essere accompagnata da una prova di vendita chiamata fattura commerciale. In larga misura, è simile a una fattura standard. Tuttavia, a differenza di quest'ultima, contiene dettagli sullo scopo dello sdoganamento delle merci ed è uno dei documenti più importanti nel trasporto marittimo. I dati di tutte le parti coinvolte, inclusi importatori, esportatori, spedizionieri , banche, compagnie di navigazione, ecc., devono essere indicati correttamente sulla fattura commerciale.
Anche se le informazioni elencate sulla fattura commerciale possono essere molto simili alle informazioni sulla distinta di imballaggio, è comunque necessario presentare entrambi i documenti e le informazioni devono corrispondere. Non confondere i due perché hanno scopi diversi.
Una fattura commerciale è un documento legale che elenca le merci vendute e il loro prezzo di vendita, ovvero ciò che l'importatore accetta di pagare per tali merci e viene inviato alla parte che paga le merci. Come accennato in precedenza, la distinta di imballaggio dettaglia gli articoli della spedizione e funge da prova in caso di contestazioni e reclami e viene inviata al destinatario della spedizione.
4. Lettera di credito
Una lettera di credito o "lettera di credito" è una lettera di una banca che garantisce che i pagamenti effettuati dall'acquirente al venditore saranno ricevuti in tempo e nell'importo corretto. Se l'acquirente non è in grado di pagare l'acquisto, la banca sarà tenuta al pagamento dell'intero importo o residuo dell'acquisto. È disponibile come struttura.
A causa della natura delle transazioni internazionali, inclusi fattori come la distanza, le diverse leggi nei vari paesi e la difficoltà nella comprensione personale delle parti, l'uso delle lettere di credito è diventato un aspetto molto importante del commercio internazionale.
5. Certificato di origine
Secondo la Camera di commercio internazionale, i certificati di origine (COO) sono "importanti documenti commerciali internazionali che certificano che le merci in una particolare esportazione sono ottenute, prodotte, fabbricate o trasformate interamente in un determinato paese. Servono anche come dichiarazione dell'esportatore .
In altre parole, il COO identifica il paese di produzione della merce. Questo documento è preparato dall'esportatore/produttore e deve essere certificato per essere valido da un ente governativo come una camera di commercio o un consolato.
Per lo sdoganamento è richiesto un Certificato di Origine, che determina l'importo dei dazi e delle tasse da pagare. Aiuta anche a determinare se esiste un'esenzione fiscale nel caso di accordi commerciali speciali tra paesi esportatori e importatori.
Il certificato di origine deve compilare le informazioni tipiche come esportatore, destinatario, importatore e descrizione della merce. Per ogni merce di esportazione, deve essere creato un COO.